河北北方学院采购管理办法

浏览:256次   发布时间:2019-6-21 17:03:47

第一章

第一条 为进一步加强学校采购管理,规范采购行为,提高采购资金使用《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《河北省政府采购管理暂行办法》等有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 学校各单位、各部门使用财政性资金、自筹资金和其它资金进行货物、工程和服务类采购活动适用本办法。

第三条 凡学校进行的采购活动,使用本办法。校内任何部门和个人不得将必须进行采购的项目化整为零,或者以其它任何方式规避招标采购。

第四条 学校采购工程以及与工程建设有关的货物和服务进行公开采购的,适用招投标法及其条例,其它方式采购的适用于政府采购法及其实施条例。

第五条 学校采购活动应当遵循以下原则:

(一)公开、公平、公正;

(二)依法、依纪、诚信;

(三)廉洁高效、各负其责;

(四)采购、管理相互分离。

第二章 组织机构及职责

第六条 国有资产管理处是负责学校采购工作的职能部门,其在学校采购工作中的主要职责是:

(一)宣传贯彻国家采购法律法规、上级有关规定和学校采购规章制度; 

(二)拟定学校采购规章制度,报校长办公会审议; 

(三)建设、管理、维护校内评标专家库、商家库;

(四)依据上级要求,负责学校采购计划的收集、汇总、报批等工作;

(五)根据相关制度确定采购方式;

(六)编制校内采购文件并牵头组织相关单位对校内采购文件进行会审;

(七)审核、发布校内采购公告、结果公示;

(八)接受商家报名,组织相关单位对报名商家进行资格审查;

(九)负责组织校内采购项目的开标、评标、定标等相关工作

(十)按照《河北北方学院合同管理办法》的规定签订合同;

(十一)组织对采购项目的验收(含工程监理)工作;

(十二)收集、整理采购档案;

(十三)受理和答复商家的质疑,参与商家投诉的调查;

(十二)组织学校采购工作人员的业务培训;

(十三)完成学校领导交办的其他工作。

第七条 监察室、财务处、法制办是学校采购工作的监督部门,主要职责是:

(一)审核校内评标专家库、商家库;

(二)参与采购文件的审核;

(四)根据需要,参与采购项目验收;

(五)监察室负责校内评标专家的抽取,受理商家的投诉,监督学校采购制度的执行;

(六)对采购全过程进行监督;

(七)财务处负责审核采购资金的落实情况,依据采购合同及其他报销凭据支付采购款项。

(八)法制办负责合同的合法性审核。

第八条 学校各职能部门负责归口管理经费内采购项目的组织论证和立项审批工作,具体职责是:

(一) 教务处负责归口管理经费内教学设备采购的组织论证和立项审批;

(二) 科研处负责归口管理经费内科研设备采购的组织论证和立项审批;

(三) 学科办负责归口管理经费内学科建设设备采购的组织论证和立项审批;

(四)后勤管理处负责归口管理经费内设备、服务及需要而进行的新建、改建、装修、修缮等工程采购的组织论证和立项审批;

(五)其他职能部门依职能负责归口管理经费内设备、服务的组织论证和立项审批。

第九条 学校各职能部门、直属单位和二级学院为请购人(实行项目制管理的专项项目所涉采购必须以项目依托的二级单位为请购人),主要职责是:

(一)提出购置申请,对拟采购项目的性能、规格、型号、技术参数、服务标准、设计方案、工程量清单等提出具体要求,重大项目按相关规定附送详细的论证报告;

(二)协助采购部门编制采购文件,拟定采购合同,参与采购文件的审核;

(三)派出人员作为采购人代表参加采购的评标、谈判、磋商、询价等工作;

(四)负责对货物类采购项目的接收、验收,对工程类采购项目的施工过程进行监督、管理及验收,对服务类采购项目的服务过程、服务质量进行监督、管理及验收;

(五)配合资产管理部门做好资产登记、入账、报销等工作。

第十条 国有资产管理处根据既定采购方式组成评标小组、谈判小组及询价小组(以下统称采购小组)。采购小组由请购人选派的采购人代表和有关专家共3人以上单数组成,其中专家人数不少于成员总数的三分之二。

采购小组独立完成评标、磋商、谈判及询价过程,出具书面报告,并按顺序推荐中标(成交)候选商家,或者按照采购文件直接确定中标、成交商家。

学校建立采购工作评标专家库,分别从校内外相关领域的技术与经济专家、相关部门负责人中遴选。专家库的管理与使用按财政部相关规定执行。

第三章 采购范围

第十一条 凡符合《河北省政府集中采购目录和限额标准》规定的项目实行政府采购。凡预算金额在限额以下,由国有资产管理处组织学校自行采购,其中5万以下修缮项目的由后勤管理处负责采购。

本办法所称货物类采购,包括教学科研设备、一般设备、实验器材、图书、教材、学生公寓用品、食堂用品、军训服装等采购。 

本办法所称工程类采购,主要是指工程建设项目(不含基建立项项目),包括新建、改建、扩建、装修、修缮、绿化、拆除等项目的勘察、设计、施工、监理,以及与工程建设不可分割的设备、材料等采购。

本办法所称服务类采购,包括各类保险、绿化养护、保洁、保安、审计、物业管理、房屋租赁、软件、检测、咨询、仪器设备维修保养等采购。

第四章 采购方式

第十二条 学校采购分为委托采购和学校自行采购两类。委托采购是由委托代理机构对工程、货物、服务进行招标的方式;学校自行采购指由学校自行组织实施的采购方式。

第十三条 学校自行采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购、协议供货等方式。

第十四条 属于学校自行采购范围,并有下列情形之一的采购项目,可采用竞争性谈判采购方式:

(一)招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的;

(五)经学校领导集体决策批准的其它情形。

第十五条 属于学校自行采购范围,并有下列情形之一的采购项目,可采用询价采购方式:

(一)工程量明确、造价10万元以下的小型工程;

(二)货物规格和标准统一、货源充足且价格变化幅度较小的;

(三)经学校领导集体决策批准的其它情形。

第十六条 属于学校自行采购范围,并有下列情形之一的采购项目,可采用单一来源采购方式:

(一)只能从唯一商家采购的;

(二)发生不可预见的紧急情况,不能从其他商家采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原商家添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;

(四)经学校领导集体决策批准的其它情形。

第五章 采购程序

第十七条 凡需采购管理的项目,完成立项论证后,由国有资产管理处负责实施。

第十八条 委托采购程序:

(一)国有资产管理处按规定委托招标代理机构代理招标;

(二)使用部门提供招标技术参数和要求;

(三)国有资产管理处组织审定招标文件;

(四)国有资产管理处根据需要组织招标答疑和踏勘现场;

(五)国有资产管理处组织监督人员、采购人代表以及工作人员参加招标活动。

第十九条 学校自行采购程序:

(一)使用部门提供采购技术参数和要求;

(二)国有资产管理处组织编制采购文件;

(三)国有资产管理处在校园网发布采购公告,公告期不少于5个工作日;

(四)国有资产管理处对意向商家资格进行预审,接受报名;

(五)国有资产管理处组织采购答疑和踏勘现场;

(六)国有资产管理处组织采购会议;

(七)采购工作由采购小组负责;

(八)采购小组签署并提交采购报告,推荐候选人;

(九)国有资产管理处根据采购结果在校园网发布确认公告,公示期不少于3个工作日,如无异议,发出确认通知书。

第二十条 日常零星的采购项目,采取协议供货方式采购,政府集中采购目录范围内的,按照张家口市政府采购网提供的年度协议供货单位中直接选取,政府集中采购目录外的采购项目,协议供货单位由国有资产管理处招标确定。

第二十一条 国有资产管理处在监察室监督下主持开标会议 ,开标程序如下:

(一)投标人签到;

(二)主持人宣布开标会议开始;

(三)宣布监标、唱标及记录人员名单和会议纪律;

(四)由投标商家代表当众检验投标文件密封情况并宣布检查结果;

(五)按签到逆顺序或抽签顺序唱标,投标商家对唱标结果无异议,签字后离场;

(六)宣布评标纪律,评标小组开始评标。

第二十二条 评标程序:

(一)初评。评标小组对投标单位的资质、投标保证金等进行审查以确定投标商家是否具有投标资格;对投标文件的有效性、完整性和对投标文件的实质性响应进行审查以确定投标文件是否有效;

(二)澄清。评标小组可以要求投标商家对投标文件中含义不明确的内容做出书面澄清或说明,并由其法人或授权代表签字、盖章,但澄清或说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容;

(三)详评。评标小组按招标文件的规定对资格审查和符合性审查合格的投标文件进行商务和技术评估,综合比较与评价;

(四)评标小组签署并提交评标报告,根据招标文件要求依序推荐中标候选人;

(五)确定评标结果;

(六)评标结束后,样品由用户单位封存。

第二十三条 中标公示 由国有资产管理处在学校网站公示拟中标单位,公示期为3个工作日,无异议,向中标单位发出中标通知书。

第二十四条 有下列情形之一的,国有资产管理处或评标小组可以做出废标处理:

(一)到会投标商家或经资格审查和符合性审查,有效投标商家少于3家;

(二)招标项目的图纸或技术资料不准确,足以实质影响招标结果,不能达到招标目的或可能给学校造成重大风险或损失的;

(三)所有投标报价均超出最高限价;

(四)投标商家有串标、陪标、围标等弄虚作假行为的;

(五)其他足以影响招标活动公正性、合理性行为的;

(六)因重大变故,招标任务取消的。

第二十五条 竞争性谈判采购程序

(一)成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

第二十六条 询价采购程序

(一)成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。

(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

(四)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

第二十七条 单一来源采购程序

(一)成立单一来源采购小组。采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组应当对采购项目的价格构成、成交标准等事项作出规定。

(二)了解考察供应商。采购小组对提供货物和服务的唯一供应商进行调查,深入了解供应商提供的产品的性能、质量和成本,必要时进行实地考察。

(三)向唯一的供应商发出通知或通过电话邀请。要求供应商携带资质证件原件及复印件、商谈保证金在规定的时间内到达指定地点进行商谈。

(四)采购小组与供应商召开商谈会议。商谈前由采购小组根据当前市场情况确定项目最高支付价格并由监督部门封存。在保证采购质量前提下,采购小组与唯一的供应商就采购项目的价格问题进行有效协商,本着互利原则,在不超过最高支付价前提下确定价格,并形成声像记录和会议纪要。

第六章 采购合同

第二十八条 国有资产管理处应当在中标通知书发出之日起三十日内,组织项目单位按照《河北北方学院合同管理办法》的审签程序和供应商签订合同。签订合同前,应根据实际情况向供应商收取履约保证金,金额应不超过合同总金额的百分之十。

第二十九条 中标商家未在规定的时间内按要求签订合同,或中标商家自动放弃中标结果的,招标人可按顺序递延确定新的中标商家,也可以重新组织招标。原中标商家的投标保证金不予退还并取消其中标资格。

第三十条 中标商家应当按照合同约定履行义务,完成中标项目。中标商家不得向他人转让中标项目,也不得将中标项目肢解后分别向他人转让、转包或违法分包。否则,中标商家应当承担相应责任。

 

第七章 项目变更

第三十一条 请购人和归口管理部门要对采购项目进行严格论证,防止因采购需求改变导致的采购项目变更。确因工作需要需对采购合同进行变更的,要履行必要的变更手续。

(一)工程类采购项目如施工单位在施工过程中,如发现隐蔽性施工条件与设计方案不符导致工程不能正常进行的,经监理单位确认后向国有资产管理处提出工程变更申请,国有资产管理处组织相关人员进行论证,同意后实施。原则上,变更合同的金额不得超过预算总额。

(二)货物、服务类项目的变更,原则上变更金额不得超过原合同金额的百分之十。

第八章 项目验收

第三十二条 所有采购项目实施完毕后,必须办理验收手续,国有资产管理处根据需要组织专家、项目负责人、请购人、监管人员等组成验收小组,开展验收工作。依据规定须通过国家认可的质量检测机构验收的采购项目,在取得相关合格证后,国有资产管理处方可组织验收。参与验收人员应在验收报告上签字,并承担相应责任。

(一)货物类和服务类采购项目的验收以合同条款或样品为依据,按相关技术标准、质量或产品标准验收。合格后由验收小组填写验收报告,凡不符合验收标准的应拒收,并按合同条款索赔。

(二)工程类采购项目的验收包括施工监理和竣工验收,施工监理由后勤处和请购人共同负责。与工程有关的货物如果属于整体工程的一部分或者其配套设施,应在整体工程结束后,与整体工程共同试运行后一并验收。

第三十三条 资产入账。根据采购合同、验收报告办理资产入账手续。不通过验收和入账的资产,财务部门不予报账。

工程类采购项目验收合格后,必须经过审计方可报账。

第九章 采购档案

第三十四条 所有采购项目均应建立资料档案,采购项目资料档案应当包括从立项到验收等各个环节的全部资料,包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、评标记录、合同文本、验收报告及其他有关文件、资料。采购部门负责采购档案资料的收集整理,并按相关规定移交学校档案管理部门。

第三十五条 技术档案的建立 由使用单位收集整理,内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。 

第十章 法律责任

第三十六条 学校采购工作接受全校师生员工的监督。任何单位和个人有权对学校采购中的违法违纪行为进行举报和投诉。相关部门应向学校如实反映情况,提供有关材料,自觉接受各方面的监督检查。

第三十七条相关部门和人员在采购活动中,有下列行为之一的,应当承担相应责任: 

(一)采购立项、申报、审核弄虚作假的; 

(二)采购计划制定、审批徇私舞弊的; 

(三)采购决策、执行、管理、监督滥用职权、玩忽职守的; 

(四)违反规定,应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的,将必须进行学校集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避的; 

(五)泄露应当保密的与采购活动有关的情况和资料的,或者与商家串通的; 

(六)收受或向商家索要财物或者其他好处的; 

(七)以不合理条件限制或排斥潜在商家参与竞争的; 

(八)合同执行监管不力,造成经济损失和影响采购质量的; 

(九)违反规定擅自变更合同的; 

(十)对监督检查部门提供虚假情况的; 

(十一)违反采购管理法律法规、政策及其他规定的。 

第三十八条 商家有下列情形之一的,其投标保证金或履约保证金不予退还,列入不良行为记录名单,该商家和其具体业务经办人三年内禁止参加学校采购活动:

(一)提供虚假材料谋取中标的;

(二)采取不正当手段诋毁、排挤其他商家的;

(三)与采购人员、其他商家恶意串通的;

(四)向采购人员行贿或者提供其他不正当利益的;

(五)中标后拒绝与学校签订合同的;

(六)拒绝学校有关部门监督检查或提供虚假情况的;

(七)供货和售后服务过程中有不良记录的。

商家有前款(一)至(四)项情形之一的,中标无效。

第三十九条 在质保期内发现质量问题以及发生退换货或返修问题时,采购部门应认真查明原因,及时联系商家进行处理,做好退换货和返修等工作。

第十一章

第四十条 自本办法自印发之日起执行,原《设备招标实施办法(暂行)》(院字[2004]63号)废止。

第四十一条  本办法有与上级相关文件相悖的以上级文件为准。本办法由国有资产管理处负责解释。